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電子帳簿保存法とは、紙の帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律です。
具体的には、領収書や請求書などの金額が明記された重要書類をスキャンし、デジタルデータとして保管することが可能になります。
もともと貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類や、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などの帳簿類、請求書や領収書等は、原則として紙での保存が義務付けられていました。しかし電子帳簿保存法によって、下記のような一定要件を満たせばこれらの書類を電子データで保存できるようになります。

電子帳簿保存時に記録の改ざんなどを防止するために、守らなければならない3つのルール

１）真実性の確保

電子データは、容易に改変することができることから、保存したデータの改ざんを防ぎ、訂正や削除の事実内容をタイムスタンプ等で確認できる状態にしておくことが必要です。また、正当な理由のない訂正削除の防止に関する事務処理規程（ルール）を定めて運用することも重要です。

２）関係書類の備え付け

電子データが保存されているシステムが、信頼がおける適切なものであるかを把握することができるように、システムのマニュアルを備えておく必要があります。

３）見読可視性・検索機能の確保

人間が解読することが難しい数値やタグなどに置き換えて保存されてしまったり、どこに保存されているのか容易に把握できない方法で保存されたりしてしまうと、税務調査を的確に実施できません。そのため、保存したデータを明瞭な状態で閲覧・出力することができ、必要に応じて日付や金額、取引先を指定して速やかに参照できる状態にしておくことが必要です。

次に、電子帳簿保存法の３つの保存区分についてご紹介します。

１）電子帳簿保存（希望者のみ）

帳簿や重要書類等を電子データとして保存するための制度です。
電子帳簿等保存の区分に該当するのは、仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿や貸借対照表・損益決算書などの決済関係書類、契約書や請求書などの取引に使用する書類です。一貫してパソコンの会計ソフト等で書類を作成している場合こちらに該当します。

２）スキャナ保存（希望者のみ）

取引先から紙で発行・受領した書類をスキャニングして画像データとして保存できる制度です。
以前は認められていなかったスマートフォンやデジタルカメラで撮影する方法も、現在は要件が緩和されたことにより可能になっています。

３）電子取引データ保存（法人・個人全ての事業者）

取引先と電子的に送受信した情報を電子データで保存する制度です。
今まで、電子メールで受領した発注書やクラウドからダウンロードした領収書などを印刷して紙で保存することも可能でしたが、2024年1月からは電子データのみの保存になります。

以上の3つの区分で保存をする必要があります。このうち、電子帳簿等保存とスキャナ保存の利用は任意ですが、電子取引に関しては、企業規模を問わずすべての事業者が対応しなければなりません。
そのため、接骨院を経営する個人事業主も対象になります。ただし、紙媒体の保存方法を採用しており、電子データがない法人や個人事業主は、施行対象外です。

また、令和５年度の税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しにより、（３）電子取引データ保存に関して新たな猶予措置が整備されました。
次の２つの要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができることとされました。

１）保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署
⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です。）

２）税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」及びその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

こうした実施に必要な項目も多く、難しさを感じてしまうかもしれません。しかし、徐々に制度の改正が進み、今後の緩和も期待できます。また、電子帳簿保存法に対応することで、経理業務の効率化やコストの削減などメリットも多く、システムの導入については、IT導入補助金などの活用もできます。事業効率化のためにも、できる範囲からご検討いただければと思います。

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